Культура русской речи.Русский язык и культура речи |
Страница 9 из 10 6.2 Интернациональные свойства официально-деловой письменной речи Интернациональные свойства делового письма – следствие универсальности задач, которые оно призвано решать, а именно – служить инструментом делового общения, языковым средством фиксации( документирования ) управленческой, деловой, служебной информации. К служебной информации предъявляются общие требования: достоверность, актуальность, убедительность, полнота. Документирование – регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традиций. Итог документирования – создания документа. Общие функции документа: - информационная: любой документ создается для сохранения информации; - социальная: документ является социально значимым объектом, поскольку порожден той или иной социальной потребностью; - коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями; - культурная: документ – средство закрепления и передачи культурных традиций, этапов развития цивилизации. Специальные функции документа: - управленческая: документ является инструментом управления; - правовая: документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе; функция исторического источника: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества. Указанные функции имеют интернациональный характер и определяют общие для разных языковых культур требования к документу. Юридическая сила документа обеспечивается комплексов реквизитов – обязательных элементов оформления документов. К ним относятся: наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др. Совокупность реквизитов и схема их расположения на документе составляют формуляр документа. Официальность и регламентированность деловых отношений, т.е. их подчинение установленным правилам и ограничениям, предполагают соблюдение норм делового этикета. Немаловажным аспектом делового общения являются вопросы этики отношений между деловыми партнерами. Участники делового общения выступают как субъекты правоотношений. Одна из особенностей деловой речи – широкое употребление языковых формул – устойчивых языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Лаконизм ( оптимально письмо не должно превышать объема одной-двух страниц) сочетается в деловых письмах с требованием полноты информации, точнее, с принципом ее достаточности. Требование достоверности информации означает, что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий. Стандартизация и унификация – одно из обязательных свойств официально-деловой письменной речи, в той или иной степени характеризует все типы деловых бумаг. Ясность и недвусмысленность языка сообщения достигается предметной и коммуникативной точностью. Предметная точность – это точность факта, соответствие обозначаемому. Под коммуникативной точностью понимают точность реализации замысла пишущего. Итак, говоря об общих, наиболее типичных, свойствах официально-деловой письменной речи, исследователи отмечают: - функциональность и рациональность языка и стиля делового письма; - лаконичность и достаточность информативного содержания; - логичность и структурированность изложения; - стандартизацию и унификацию языковых и текстовых средств. 6.3 Требования к оформлению реквизитов документов При составлении документа особое значение имеет оформление всех его реквизитов. Реквизиты – это обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов. Совокупность документов называется формуляром. Существует два вида бланков писем организации – угловые и продольные. Они различаются расположением реквизитов, предваряющих текст письма. Идет перечисление реквизитов: Государственный герб Российской Федерации, Герб субъектов Российской Федерации, эмблема, код организации, основной государственный регистрационный номер ( ОГРН ) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП), код формы документа, наименование организации-адресанта, справочные данные об организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа, место составления или издания документа, адресат, наименование организации, почтовый адрес, гриф утверждения документа, резолюция, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст, отметка о наличии приложения, подпись, гриф согласования документа, визы согласования документа, оттиск печати, отметка о заверении копии, отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, отметка о поступлении документа в организацию, идентификатор электронной копии, постскриптум. Как видно из приведенных выше правил оформления реквизитов документов, каждый реквизит выполняет определенную функцию и должен отвечать государственным стандартам по оформлению и расположению на листе (бланке). 6.4 Типы документов Документация весьма разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степени доступности содержащейся в ней информации. Документы разделяются на внутреннюю и внешнюю деловую переписку. Документы, которыми обмениваются организации называют официальными письмами. По содержанию и назначению выделяют распорядительные, отчетные, справочные, плановые и другие виды документов. В зависимости от того, к какой сфере человеческой деятельности относится документированная информация, различают управленческие, научные, технические, производственные, финансовые и другие виды документов. По фактору доступности документированной информации документы могут быть открытого пользования, ограниченного доступа и конфиденциального характера. Документы разделяют: на срочные, второстепенные, итоговые, периодические, оригинал, копия. Структура и содержание служебных документов Руководство любой организации наделяется правом издания распорядительных документов. В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам. Особая роль, которую играют распорядительные документы в системе управленческой документации, требует более подробной характеристики требований, предъявляемых к структуре, языку и стилю документации этого типа. Основная задача распорядительных документов – придание юридической силы тому или иному действию руководителя. Текст распорядительных документов состоит, как правило, их двух частей: констатирующей и распорядительной. Примеры документов, входящих в систему распорядительной документации: постановление, решение, приказ, распоряжение, указание. Справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акт, справка, служебная записка, аналитические записки, заявление, трудовой договор, договор (контракт), доверенность. Структура и содержание официальных писем В научной литературе существует несколько видов классификации официально-деловой переписки. По тематическому признаку официально-деловую корреспонденцию достаточно условно разделяют на деловую и коммерческую. По функциональному признаку различают письма, требующие письма-ответа, и письма, не требующие письма- ответа. Обязательного ответа требуют такие типы писем, как письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-обращение. Не требуют ответа сопроводительные письма, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения, письма-извещения, письма-заявления. По признаку адресата деловые письма делят на обычные и циркулярные. По особенностям композиции различают одноаспектные и многоаспектные письма. По структурным признакам деловые письма делят на регламентированные и нерегламентированные. Коммерческая корреспонденция: коммерческий запрос и ответ на запрос, письмо-предложение (оферта) и ответ на предложение, письмо-претензия (рекламация) и ответ на рекламацию. |
||||||||||||
| « Пред. | След. » |
|---|
|
|