Литературный журнал геосимволистов "Мой берег". Библиотека "Символика"

Культура русской речи. Реферат

Страница 4 из 4 8. Требования к языку и стилю документов Документируемая информация должна излагаться предель­но ясно, четко и недвусмысленно – это основное требование письменного делового общения. Следовательно, к языковым средствам и стилю изложения информации в документе предъявляются особые требования: ·    однозначность используемых слов и терминов; ·    нейтральный тон изложения; ·    соблюдение лексических, грамматических, стилистичес­ких норм, обеспечивающих точность и ясность изложения; ·    смысловая достаточность и лаконичность текста. Невыполнение этих требований, с одной стороны, затруд­няет работу с документами, а с другой – лишает или снижает их юридическую и практическую значимость. Смысловая точность письменного высказывания в значи­тельной степени обусловлена точностью словоупотребления, т. е. использованием слов согласно их значениям. Слово в тек­сте документа должно употребляться только в одном значе­нии, принятом в официально-деловой письменной речи. В свя­зи с этим затруднения в употреблении могут вызывать слова-паронимы (слова, близкие по звучанию, родственные, однокоренные слова, различающиеся значением). Следует различать:   представить (предъявить, показать. Представить отчет)    предоставить (дать что-либо в пользование, распоряжение кому-либо. Предоставить справ­ку);       гарантийный (содержащий гарантию, служащий гарантией. Гарантийный талон)    гарантированный (обеспечен­ный законом, договором. Гаран­тированный отдых)       проводить (осуществлять что-либо. Проводить сове­щание) и др.    производить (вырабатывать, изготавливать. Производить то­вары).      Невнимание к оттенкам значений, окраскам слов-синони­мов также может приводить к смысловым нарушениям в тек­стах документов. Так, например, слова построить (стилисти­чески нейтральное), возвести (стилистическая окраска «высо­кое»), соорудить (создать нечто технически сложное); воздвигнуть (построить что-либо значительное; высокое) различаются стилистическими окрасками, оттенками значений и, как след­ствие этого, имеют разную сочетаемость. Обратите внимание на правильное и неправильное упот­ребление этих слов:   ПРАВИЛЬНО построить склад, соорудить мост, воздвигнуть арку    НЕПРАВИЛЬНО возвести склад, соорудить киоск, воздвигнуть жилой дом      При употреблении терминов в деловой документации не­обходимо следить за тем, чтобы термин был понятен как авто­ру, так и адресату. Если термин является малоупотребитель­ным и его значение может быть непонятным, следует прибег­нуть к одному из предлагаемых способов: ·    дать официальное определение термина, например: факторинг – продажа права на взыскание долгов; ·    уточнить, расширить содержание термина словами ней­тральной лексики, например: ... невыполнение договора вызвано форс-мажорны­ми обстоятельствами (ливневыми дождями размыло пути сооб­щения с заводом); ·    убрать термин и заменить его общепонятным словом или выражением. Трудности в восприятии текста документа может вызывать неоправданное использование заимствованных слов. Наибо­лее типичная ошибка – немотивированное употребление ино­язычных слов вместо уже существующих для обозначения по­нятий привычных слов, например: эксклюзивный вместо исключительный; апеллировать вместо обращаться; прерогативы вместо исключительное право и под. В документах не должны употребляться слова и выраже­ния, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы). Следует писать не при сем направляем, а направляем; не сего года, а этого года (текущего года); не настоящим сообщаем, а сообщаем, не настоящим акт составлен, а акт составлен; не каковой, а который; не вышепоименованный, а указанный выше. Довольно часто в текстах документов встречаются ошибки, вызванные неправильным употреблением предлогов по, в, с, благодаря и некоторых других. Конструкции с предлогом по и без него различаются стилистической окраской: конструкции без предлога – общеупотребительны, с предлогом – характер­ны для деловой речи, например: меры по усовершенствованию, опыты по разведению, мероприятия по предупреждению, рас­ходы по ремонту, центр по подготовке. Вместе с тем не допускается употребление предлога по вместо предлога о (об), если речь идет о конкретной теме, со­держании беседы, разговора, выступления, например: отчи­таться о работе, доклад об итогах работы, переговоры о но­вой сделке. Предлог благодаря употребляется только в тех случаях, когда речь идет о положительных изменениях; в случае нега­тивных последствий следует употреблять предлог из-за, напри­мер: Благодаря высокой технической квалификации специалис­тов поставленная задача была решена на высоком техничес­ком уровне. Но: Из-за низкого качества строительных работ значительное время уйдет на устранение неполадок. В официально-деловой письменной речи сложились пра­вила расположения определений. Так, согласованные опре­деления (выраженные прилагательными) ставятся перед опре­деляемым словом, а несогласованные (выраженные словосо­четанием) – после него. Например: актуальный вопрос, опто­вый рынок; вопрос первостепенного значения, рынок оптовой продукции. При сочетании согласованного и несогласованного опреде­лений первое обычно предшествует второму, например: акту­альный всесоюзного значения вопрос. При построении словосочетаний следует учитывать, что большинство слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов. На­пример: приказ – издается; контроль – возлагается; цена – уста­навливается; задолженность – погашается; рекламация (пре­тензия) – предъявляется; платеж – производится; счет – выставляется (оплачивается); оплата – производится (гарантиру­ется); должностные оклады – устанавливаются; порицание – выносится; договоренность – достигается; кредит выделяется и т. п. – глагольные сочетания; доводы – веские; цены – низкие, высокие; скидки – значительные, незначительные; необходимость – настоятельная; сотрудничество – взаимовы­годное, плодотворное, успешное; рентабельность – высокая, низкая; расчеты – предварительные, окончательные и т. п. – именные сочетания. При выборе устойчивого языкового оборота следует учиты­вать особенности фразеологии, сложившейся в официально-деловой речи. При употреблении сравнительной степени пред­почтительней сложная форма: менее важный, более сложный (а не важнейший, сложнейший). При выражении превосход­ной степени наиболее употребительна форма с приставкой: наи­больший эффект, наименьший результат или сочетание поло­жительной степени с наречием «наиболее»: наиболее важный. В традиции русского делового письма предпочтительным является употребление страдательных конструкций вместо дей­ствительных. Например: не мы выполним, а нами будет вы­полнено; не Вы предлагаете, а Вами предложено. Страдатель­ный залог, как правило, используется при необходимости под­черкнуть факт совершения действия (оплата гарантируется, предложение одобрено). Однако для придания тексту большей убедительности, а также в случае, когда необходимо указать конкретное лицо или организацию как субъект юридической ответственности, более предпочтительной является форма дей­ствительного залога (Завод «Металлист» срывает поставку сы­рья; Руководитель кооператива не обеспечил технику безопас­ности и т. п.). Основное требование к информационному насыщению документа – это целесообразное количество включаемой ин­формации, необходимое и достаточное для реализации комму­никативной задачи – убедить, побудить, привлечь внимание, выразить несогласие и т. д. Избыточность, разнородность вклю­чаемой в документ информации затрудняет его восприятие, а, следовательно, снижает его эффективность, убедительность. Структура текста документа (логическое соединение смыс­ловых аспектов) должна быть «прозрачной», легко восприни­маемой. Наиболее рациональна структура текста документа, состоящая из двух частей. В первой излагаются мотивы, факты и события, послужившие поводом для составления бумаги, во второй – выводы, просьбы, предложения, решения, распо­ряжения и т. д. Например, структуру сопроводительного письма составляют два смысловых аспекта: сообщение о высылаемом материале и уточняющие сведения: Направляем подробное описание автоматической системы управления. Получение просим подтвердить. В многоаспектных документах изложение каждого аспекта | содержания следует начинать с нового абзаца, выделять красной строкой. При этом абзац служит показателем перехода от одной мысли (темы) к другой. Средняя длина абзаца 4–6 пред­ложений, но в текстах документов могут встречаться абзацы, состоящие из одного предложения. Соединение предложений осуществляется также с помощью слов и словосочетаний, выступающих в роли связок. Напри­мер: ввиду вышеизложенного, в порядке оказания помощи, в удовлетворение Вашей претензии, поэтому, в результате это-го, поскольку, согласно, следовательно и т. д. При составлении деловых бумаг следует учитывать инфор­мационную роль порядка слов в предложении. В устной речи наиболее значимое слово выделяется интонационно. В письменной речи информационная роль слова или словосочетания возрастает к концу предложения. Расположение слов в предло­жении определяется принципом «линейной» подачи материа­ла. Согласно этому принципу сначала в предложение вводится вспомогательная информация, а затем – основная, причем основная информация располагается после сказуемого, а вспо­могательная – в начале предложения до сказуемого. В зависи­мости от того, где находится то или иное словосочетание, ме­няется смысл предложения. Например: По решению арбитражного суда задолженность необходимо по­гасить до 1 июля 2000 года. Задолженность необходимо погасить до 1 июля 2000 года по решению арбитражного суда. В первом предложении целью высказывания является ука­зание срока, на который назначено погашение задолженности. Во втором предложении целью высказывания является указа­ние на то, кем вынесено решение о необходимости погасить задолженность. К стандартным аспектам языка деловой письменной речи относится унификация сокращений, широко используемых в деловых письмах. Сокращаются слова, словосочетания, харак­теризующиеся высокой частотностью употребления, а также термины, названия организаций, известные правовые акты, своды законов, номенклатурные знаки самого различного свой­ства, текстовые обозначения и т. д. Сокращения, используемые в текстах документов, подчи­няются определенным правилам: 1. Сокращения должны быть единообразны на протяжении всего документа. Недопустимо сокращать одно и то же слово (сло­восочетание) поразному или писать его в одном месте пол­ностью, а в другом сокращенно. 2. Нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения. 3. Не допускается сокращение, если оно может повлечь за со­бой инотолкование, двусмысленность в восприятии фразы. 4. Сокращение слова до одной буквы не допускается, кроме случаев традиционных текстовых сокращений типа: г. (год), г. (господин), л. (лист, листы), с. (село), р. (река), п. (пункт) и др. Правила и стандарты сокращений приведены в ГОСТ 7.12-77 (СТСЭВ2012-79). Речевой этикет в документе. Этикет – установленный по­рядок поведения где-либо. Деловой этикет – это порядок по­ведения, установленный в сфере делового общения. В основе правил делового этикета лежит: вежливое, уважительное и доброжелательное отношение к деловому партнеру; соблюде­ние определенной дистанции между работниками, занимаю­щими разное служебное положение; умение говорить «да» и «нет», не обижая партнера, не задевая его самолюбия; терпи­мость к чужому мнению, не совпадающему с вашим; умение признать свои ошибки, быть самокритичным; умение исполь­зовать в споре аргументы, а не авторитеты. В письменном деловом общении этикет проявляет себя в форме и содержании документов и, прежде всего, в формулах обращения, выражения просьб, отказов, претензий, способах аргументации, формулировке поручений и др. Этикет – важ­нейший инструмент в достижении коммуникативной цели и одновременно проявление культуры пишущего [2, 179–180]. В деловой переписке использование этикетных средств так­же носит регламентированный характер. Обращение – это апелляция к личности адресата. Задача обращения – установить контакт с адресатом, привлечь его внимание, заинтересовать. Обращение – обязательный элемент коммерческой переписки. В последнее время обращение нередко используется и в служебной переписке, если ситуация требует обратиться непосредственно к должностному лицу. При обращении к адресату учитываются его служебное по­ложение, сфера деятельности, степень личного знакомства. Наиболее общей формулой обращения, которая может ис­пользоваться независимо от перечисленных факторов, являет­ся: Уважаемый господин ...(фамилия)! Уважаемая госпожа ... (фамилия)! Уважаемые господа! Правила делового этикета требуют: если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная форму­ла вежливости: С уважением. Согласно традициям отечественного делового этикета, при формулировке просьб, запросов, предложений, мнений и т. п. принята форма выражения от первого лица множественного числа: Предлагаем Вашему вниманию коллекцию обуви сезона «Весна-Лето-2000» ... Представляем на рассмотрение и утверждение проект торгово­го комплекса ... Напоминаем, что срок выполнения договора ... истекает ... Просим сообщить о возможности приобретения торгового обо­рудования ... Формула обращения от первого лица единственного числа прошу, предлагаю, приглашаю используется в письмах конфи­денциального содержания, а также в документах, оформлен­ных на бланках должностных лиц. Как подчеркивают специалисты в области делового этике­та, тональность деловых писем должны определять коррект­ность и оптимизм. Кроме того, убедительность делового по­слания, его воздействующая сила зависят от выбранной фор­мы, стиля письма. Убеждает не только информация, но и то­нальность, в которой ведется переписка, во многих случаях именно она определяет характер делового диалога между фирмами, организациями. Так, например, использование этикет­ных средств позволяет смягчить категоричность высказывания. Сравните: На наш взгляд, цены на Вашу продукцию высоки, что делает невыгодной ее реализацию в нашем регионе. Мы выражаем надежду на разумную ценовую политику с Вашей стороны, что, в конечном счете, приведет к длительному и пло­дотворному сотрудничеству. 9. Новые тенденции в практике русского делового письма Девяностые годы двадцатого века стали периодом значи­тельных изменений в экономике, в области социальных отно­шений. Они коснулись практически всех сторон жизни, в том числе сферы делового общения. Новые ситуации делового общения требуют совершенство­вания форм документационного обеспечения. Появляются но­вые виды документов. Лексикон официально-деловой письмен­ной речи пополняется новыми терминами. Более свободным с точки зрения используемой лексики, экспрессивных средств языка становится язык и стиль деловых писем, больше значе­ние придается убеждающей, воздействующей силе делового послания. Происходящие изменения требуют глубокого анали­за и, возможно, станут предметом отдельного теоретического исследования. Однако знакомство с тенденциями происходя­щих изменений может представлять интерес для тех, кто осва­ивает законы письменного делового общения. Юридические и правовые аспекты взаимоотношений меж­ду работником и работодателем закрепляются с помощью таких документов, как трудовой договор, трудовое соглашение, контракт. Новым в ряду слов, называющих этот тип докумен­тов, является термин контракт (письменный договор, согла­шение с взаимными обязательствами для договаривающихся сторон). Недавно появившись в практике русской деловой пись­менной речи, он не только успешно сосуществует с терминоло­гическими словосочетаниями трудовой договор, трудовое со­глашение в качестве синонима, но и, в известной мере, вытес­няет их из речевого обихода. Понятие контракт шире, чем понятия трудовой договор, трудовое соглашение, оно распрос­траняется не только на отношения между работником и рабо­тодателем, но и на торгово-экономические отношения между отдельными предприятиями, фирмами. Так письменный дого­вор между предприятиями, производящими продукцию, и организациями, заготавливающими и сбывающими эту продукцию, также называется контрактом. В последнее время все чаще говорят о необходимости составления брачных контрактов, с помощью которых можно регулировать материальные, финан­совые отношения супругов, в частности в случае развода. Та­ким образом, иноязычный термин контракт, получая все бо­лее широкое распространение и являясь многозначным в терминосистеме делового письма, вступает в синонимические от­ношения с русскоязычными терминами данной предметной области. Но всегда ли уместно замещение устоявшихся, при­нятых в данной языковой культуре терминов иноязычными? Каковы причины этих тенденций? Вхождение России в систему мировых экономических от­ношений определяет необходимость соответствия отечествен­ной практики делового общения, делового письма мировым стандартам, в том числе на уровне терминологии. Именно это является одной из основных причин активного проникновения иноязычных слов и терминов в русскую официально-деловую письменную речь. Однако среди недавно появившихся ино­язычных терминов таких, например, как оферта (предложе­ние), прайс-лист (перечень видов товаров, услуг и т. д. с указа­нием их цены или расценок на них), презентация (в деловом письме – жанр рекламного текста (письмо-презентация), чар­тер (договор об аренде судна (самолета) в рамках конкретного срока) и др., есть слова, называющие новые понятия (чартер, презентация, резюме), а есть слова, дублирующие русскоязыч­ные (или заимствованные, но уже ставшие привычными) на­звания давно бытующих понятий и явлений (контракт – дого­вор, соглашение; оферта – коммерческое предложение; прайс-лист – прейскурант). Заимствования первого типа мотивиро­ваны появлением новых реалий жизни, заимствования второго типа – стремлением приблизиться к мировым стандартам офи­циально-деловой терминологии. Однако именно вторая тенден­ция вызывает в некоторых случаях вытеснение русскоязычных терминов и терминологических словосочетаний иноязычными синонимами, что в итоге может привести к чрезмерному насы­щению деловой письменной речи заимствованиями. В последние годы в практике русской деловой переписки наметилась тенденция к большей свободе в выборе языковых средств, в том числе экспрессивных; стремление к персонифи­цированному стилю изложения. Тенденции большей языковой свободы, экспрессивности языка сообщения проявляются, в первую очередь, в языке и стиле рекламной деловой корреспонденции. Реклама в деловой речи. В последнее время широкое рас­пространение получили документы информационно-рекламного характера: товарное предложение; сообщение потенциальным потребителям о видах производимых товаров и услуг; резю­ме. Требования к языку и стилю такого рода документов суще­ственно отличаются от требований к составлению строго регла­ментированных деловых бумаг. Специфика рекламных писем заключается в том, что к ним предъявляются такие требова­ния, как запоминаемость, способность вызвать коммерческий интерес. Это обусловливает необходимость более творческого подхода к составлению текстов рекламных писем; позволяет использовать языковые средства выразительности с целью при­влечь внимание к излагаемой информации. Так, например, в приведенном ниже послании, содержащем приглашение на распродажу по сниженным ценам, используется вопросно-от­ветный прием повествования, побудительные конструкции, а также прилагательные самый, благоприятный, привилегирован­ный, усиливающие воздействующий эффект письма. Уважаемый ... Именно сегодня Вы имеете возможность купить товар по самым низким ценам. Почему? Согласно прогнозу нашего коммерческого отдела, в по­следующие четыре месяца цены возрастут на 1 %. Не упустите случай и воспользуйтесь снижением цен. Мы приглашаем Вас на привилегированную распродажу. Уверены, что Вы останетесь довольны и товарами, и ценами на них. Приходите, мы будем ждать Вас. Широкое использование оценочных конструкций типа: бе­зупречная работа, разумная ценовая политика, надежные (доб­рые) партнерские отношения, гибкая система скидок, успеш­ное (плодотворное) сотрудничество и т. п. повышает эмоцио­нальную привлекательность текста делового письма, придает ему конструктивную тональность. Основное требование к тексту рекламного послания (впро­чем, как и к текстам деловых посланий других типов) – ин­формативность и убедительность. Однако информативность рекламного письма должна отличаться нацеленностью на ин­тересы, жизненные, практические потребностей потенциаль­ного потребителя, заказчика, партнера. Кроме того, она долж­на быть полной, т. е. письмо информационно-рекламного ха­рактера должно содержать всю информацию, которая может заинтересовать потребителей. Если в письме отсутствует важ­ная для адресата информация и ему необходимо дополнитель­но связываться с адресантом, это может побудить его восполь­зоваться услугами другого предприятия (предлагающего аналогичную продукцию), информационно-рекламное письмо ко­торого составлено убедительнее и грамотнее. При составлении рекламного делового письма необходимо выделять и определять как можно более четко все ключевые аспекты сообщения и тщательно проверять текст с точки зре­ния ясности, простоты и тона изложения. Стилистические недочеты, приводящие к двусмысленнос­ти, безусловно, недопустимы в текстах рекламных деловых посланий, поскольку снижают их воздействующий эффект. ... Гибкая система скидок на продукцию Вашего предприятия позволит нам успешно конкурировать с Вашей продукцией на рынке нашего региона. Приведенный фрагмент информационно-рекламного пись­ма перенасыщен личными местоимениями (вашего, вашей, нам, нашего). Кроме того, многозначность глагола конкуриро­вать создает двусмысленность высказывания. Из данного пред­ложения неясно, намерен ли автор послания соперничать с ад­ресатом (производителем продукции), либо, продавая продук­цию адресата, соперничать с другими торговыми фирмами ре­гиона. Речевая тактика рекламного делового послания может быть определена как нацеленность на интересы. Специалисты под­черкивают, что от того, насколько точно пишущий сумеет опре­делить интересы фирмы-адресата и отразить эти интересы в тексте письма, будет зависеть, сможет ли он найти понимание по конкретной обсуждаемой проблеме и по вопросам долгосрочного перспективного сотрудничества [3, 95]. Новые реалии жизни заставляют каждого, кто ищет рабо­ту, осваивать приемы саморекламы, запасаться письмами-рекомендациями, составлять резюме. Слово резюме пришло в нашу речь из французского языка и употребляется в значении «краткое изложение сути написанного, сказанного или прочи­танного; краткий вывод, заключительный итог чего-либо». В этом значении термин резюме использовался в официально-деловом письме, когда речь шла о некоем заключении по тому или иному документу. Такого рода заключение представляет собой разновидность письменного указания, оно пишется в том случае, когда наложение на документ резолюции типа «Ознакомлен»; «Согласовано»; «Не возражаю»; «Принимается к рас­смотрению» и др. по каким-либо причинам является недоста­точным и требует более развернутого обоснования, рекоменда­ций или предписаний. В последнее время термин резюме стал употребляться в значении «краткое письменное изложение био­графических данных, характеризующих образовательную под­готовку, профессиональную деятельность и личные качества человека, претендующего на ту или иную работу, должность». Именно это значение, пришедшее в нашу речь из американ­ского варианта английского языка, все более устойчиво закреп­ляется за словом резюме (например, конкурс резюме, разослать резюме, подготовить резюме на русском и английском язы­ках), при этом деловые бумаги пополнились еще одним видом документа. Содержание и оформление резюме. Резюме в чем-то схо­же со служебной анкетой, но в отличие от заполнения граф анкеты написание резюме является творческим процессом. Именно поэтому не существует единого стандарта или жест­ких форм для его написания. Главная задача при составлении резюме – как можно бо­лее выигрышно (и в то же время предельно объективно) пред­ставить себя и свою рабочую биографию. Очень важно уметь выделить из собранной персональной информации ту, которая непосредственно относится к выбранной работе, – это касает­ся и образования, и опыта работы, и личных качеств, и харак­теристики дополнительных навыков. Это необходимо, посколь­ку существуют объективные различия между специальностя­ми и видами деятельности. Так, например, если вакансия – рекламный агент, то необходимыми профессиональными и личностными качествами являются: умение общаться с людь­ми; находчивость; хорошее знание основ психологии человеческого поведения; интуиция и т. д. Если же вакансия – пре­подаватель начальных классов, то к необходимым качествам относятся: любовь к детям; отзывчивость; доброта; терпение и т. п. Говоря об информативности резюме, специалисты отмеча­ют, что слишком долгий и однообразный перечень мест рабо­ты с сопутствующими датами и названиями организаций мо­жет произвести неблагоприятное впечатление на потенциаль­ного работодателя, так как в этом случае может сложиться впе­чатление об односторонности претендента в плане его профес­сиональной пригодности. Поэтому рекомендуют не указывать все места работы, а просто подытожить общий стаж работы в сопоставимых должностях [4,125–128]. Например: Работал технологом в течение десяти лет на машиностро­ительных предприятиях или В1992–97 гг. – мл. экономист, экономист, ст. экономист управления фабрики «Орловский текстиль». Типовое резюме включает: ·    персональные данные соискателя (фамилия, имя, отче­ство, дата и место рождения, семейное положение); ·    адреса и телефоны соискателя с указанием времени для контактов; ·    наименование вакансии, на которую претендует автор резюме; ·    основной текст, включающий в себя перечень мест рабо­ты и (или) учебы в хронологическом порядке, с указанием пол­ного официального наименования организации, периода вре­мени пребывания в них, наименование занимаемой должности (наименование учебной специальности); ·    дополнительные сведения (опыт внештатной работы, общественная деятельность, профессиональная переподготов­ка); ·    прочие сведения (сопутствующие знания и навыки: ино­странные языки, заграничные поездки, владение компьютером, вождение автомобиля); ·    отличия и награды, ученые степени (раздел не является обязательным); ·    интересы, склонности, имеющие отношение к предпо­лагаемой профессиональной деятельности соискателя позиции (содержание – на усмотрение соискателя, раздел не является обязательным); ·    иная вспомогательная информация (на усмотрение соис­кателя); ·    рекомендации (сведения о рекомендациях); ·    дата написания резюме; ·    подпись соискателя. При оформлении резюме следует учитывать следующие рекомендации. Слово резюме обычно не употребляется в каче­стве заголовка (хотя это и не воспрещается). Вместо него ука­зывают фамилию, имя и отчество, дату и место рождения пре­тендента. Фамилию рекомендуют писать (печатать) заглавны­ми буквами, чтобы она хорошо читалась. Заголовок. Фамилия, имя, отчество размещаются посере­дине верхней строки листа. Ниже, у левой границы листа, сле­дует расположить домашний адрес, телефон, почтовый адрес INTERNET (e-mail). У правой границы листа располагается адрес организации (учебного заведения), в котором претендент в данный момент работает (учится) и служебный телефон. Можно указать время, удобное для связи. 10. Особенности русской и зарубежной школ делового письма В значительной степени новые тенденции в русском дело­вом письме обусловлены расширением деловых связей с зару­бежными партнерами. Знакомство с зарубежной школой дело­вого письма становится необходимостью, поскольку эффектив­ность письменного диалога во многом зависит от знания рече­вых оборотов, формул, особенностей стиля, принятых в прак­тике деловой переписки страны получателя корреспонденции. Главной особенностью русской официально-деловой пись­менной речи все еще остается строгая функциональность, так называемый «телеграфный» стиль. В то время как в западной и американской деловой переписке к письму предъявляются те же требования, что и к разработкам рекламного характера. В американской деловой корреспонденции, в частных деловых письмах нередко встречаются цитаты из Библии, из работ западных и американских философов, стихи, народная мудрость, используемые с целью продемонстрировать красноречие и эру­дицию автора. В книге известного американского специалиста в области маркетинга и делового письма Рона Теппера « 250 писем и за­писок в помощь менеджеру» формулируется основной прин­цип составления деловых писем. Его суть выражается форму­лой: Внимание – Интерес – Просьба – Действие (сравните с формулой построения рекламных текстов: Внимание – Инте­рес – Желание – Действие). Следуя этому принципу, авторы деловых писем должны постоянно думать о средствах привле­чения внимания, пробуждения и удержания интереса к излага­емому в письме вопросу, просьбе, чтобы побудить адресата к действию. В качестве средств, рекомендуемых западными экс­пертами по деловой документации, встречаются такие, как апел­ляция к человеческим инстинктам, тактика шока. Вот приме­ры универсальных вступительных предложений, которые ис­пользовались разными фирмами: «Забудьте все, что слышали раньше о...»; «Сейчас Вы прочитаете нечто, что может резко изменить Вашу жизнь в следующем году...», «Если Вы работа­ете не там, где хотели бы, значит Вы предлагали свои услуги не так, как следовало бы» [5, 80]. Для отечественной деловой переписки подобные модели вступлений непродуктивны, по­скольку не отвечают традиционно сложившимся представле­ниям о стиле и этике деловых отношений. К языковым средствам, вызывающим интерес, Теппер от­носит так называемые «магические слова». Существует набор магических слов, которые всем бизнесменам следует использовать в деловых письмах и записках. Такие слова сделают ваши письма и записки более убедительными. К ним мож­но отнести...:изумительный, вдохновляющий, драматический, оча­ровательный, поразительный, чарующий, незабываемый .... Все эти слова придадут любому письму убедительность в том, что ком­пания стоит на страже своих интересов, помогут установить взаи­мосвязь между бизнесменом и клиентом, они должны использо­ваться везде, где только возможно [5, 57]. Однако Р. Теппер подчеркивает, что магические слова при­обретают силу только в том случае, если они используются в соответствующем контексте. При правильном употреблении они могут существенно изменить тон и воздействующую силу пись­ма. Для сравнения Теппер приводит два ряда словосочетаний, обладающих разной воздействующей силой. Первая группа примеров включает стандартные определения хороший, прекрас­ный, в то время как во второй группе использованы «магичес­кие» слова. Например:   Это была хорошая речь Прекрасная презентация Хорошее представление    Это было выдающееся выступление Незабываемая презентация Захватывающее, увлекательное, поглощающее все внимание представ­ление      Встретить подобные слова в отечественной деловой переписке практически невозможно, так как согласно традиции эмоцио­нально-оценочная лексика исключена из лексикона русской де­ловой речи. Требования предельной точности формулировок де­лового письма реализуется в использовании стандартных, кли­шированных фраз, цель которых – сообщение информации, а не эмоционально-экспрессивное воздействие на адресата. Специфика письменного делового диалога состоит еще и в том, что в нем исключается все личное, индивидуально значимое, не относящееся к делу [3, 76]. Содержание деловых писем отличается не только своеобразным «канцелярским» стилем изложения, но и обилием в тексте письма словесных штампов – устоявшихся общепринятых сочетаний слов, оборотов, некоторых терминов и т. п. Попытки «изобрести велоси­пед» в деле составления таких писем, как правило, ни к чему хоро­шему не ведут: смысл послания становится туманным (или иска­жается), восприятие содержания затруднено [4, 50]. Основным условием убедительности любого делового до­кумента является его доказательность. Доказательность же, в первую очередь, обеспечивается точными, бесспорными фак­тами. Такое понимание убедительности официального посла­ния является общепризнанным и обязательным для всех куль­тур делового письма. Однако в практике западной и американ­ской деловой переписки принято считать, что убедительность письма зависит, в первую очередь, от умения его составителей выразить интересы того предприятия, в адрес которого оно на­правлено. Обобщив практические рекомендации по составлению де­ловых писем, Р. Теппер выразил их в пяти основных правилах «Как писать деловые письма»: 1.    Пишите коротко и просто. 2.    Пишите простыми словами. Не придумывайте новых слов. 3.    Обращайтесь к конкретному лицу, а не к определенной группе лиц. 4.    Для выражения своих мыслей пользуйтесь принципом I Внимание – Интерес – Просьба – Действие. 5.    Используйте в письмах разговорную речь. Сопоставление этих правил с требованиями, предъявляе­мыми к официальному письму в отечественной практике деловой переписки, позволяет выделить общие и принципиально отличные подходы к письменному деловому общению в рус­ской и зарубежной школах. Так, если по первым двум пунктам эти подходы совпадают (требования лаконичности, точности и понятности деловой письменной речи), то по трем последую­щим они существенно расходятся. Для отечественной практики деловой переписки характе­рен так называемый «МЫ-подход» в подаче информации, т. е. адресант и адресат делового послания рассматриваются как «кол­лективные» субъекты. При этом приоритетными являются фор­мы множественного числа «Предлагаем», «Сообщаем», «Направ­ляем»; собирательные существительные администрация, ди­рекция, правление используются, в частности, и в тех случаях, когда письмо подписывается конкретным должностным лицом. Это объясняется тем, что, принимая то или иное решение, ав­тор документа представляет интересы всего предприятия, фир­мы, выступает представителем организации в целом. В каче­стве нормы деловой переписки отмечается утрата местоимения я. Вместо я прошу пишут прошу вместо я выполнил пишут мною выполнено. В западной и американской школах делового письма пред­ставлены как «Мы-подход» (например: «Мы были огорчены, узнав, что у Вас возникли проблемы с зубной пастой, произве­денной нашей компанией...» (письмо-извинение), так и «Я-подход» например: «Я благодарен Вам за сообщение о том, что Вы так и не получили 14 тонн угля по заказу на поставку № 1234 от 15 ноября 1997 года ...» (письмо-извинение). Оба письма подписаны конкретными должностными лицами, высту­пающими от лица фирмы, однако во втором случае создается еще ощущение личной ответственности и заинтересованности автора письма в разрешении конфликтной ситуации. Западные специалисты по составлению деловых писем рекомендуют чаще использовать местоимение я. МЫ – затертое слово с довольно туманным значением, – пи­шет Р. Теппер. – Кто это? Мы – это сотрудники фирмы? Ав­тор письма? Все вместе? Используйте местоимение я там, где это соответствует стилю письма, да и везде, где только возможно [5, 102]. В практике отечественной деловой переписки тексту пись­ма не всегда предшествует обращение. Без обращений обычно составляются тексты сопроводительных писем, писем-напоминаний, договорных писем, писем-подтверждений и др. Следу­ет заметить, что в последнее время обращение все чаще вклю­чается в текст официального послания и становится обязатель­ным элементом русского делового письма. Отсутствие обра­щения допустимо, если адресат – коллективный субъект, а также если послание представляет собой трафаретное письмо. Заключение как особая этикетная формула вежливости, завер­шающая официальное послание, также еще не стала общепри­нятой и обязательной для всех типов деловой корреспонден­ции в отечественной практике деловой переписки. Заключаю­щие этикетные фразы типа С уважением ..., С наилучшими пожеланиями ..., С пожеланиями успехов ... чаще всего встре­чаются в нерегламентированных письмах, письмах, адресован­ных конкретному официальному или частному лицу. По стандартам западного и американского делового пись­ма обращение и заключение являются обязательными элемен­тами официального послания любого типа. Обращение означает официальное начало письма. После обращения ставится запятая (в Европе) или двоеточие (в США). При обращении к отдельному лицу обычно употребляется не­формальное Dear (Дорогой), при обращении к фирме – более формальная модель Dear Sirs (в Европе), Gentlemen (в США). Если письмо адресовано фирме, возглавляемой женщинами, употребляется обращение Ladies, если же оно направлено одной, женщине, используется форма Madam. Однако более предпоч­тительным считается обращение с указанием имени адресата. Сегодня как никогда важно личностное обращение. Людям нравится слышать свое имя. Подобное обращение вызывает у адреса­та повышенное внимание. Поставьте себя на его место. Если Вы получаете два письма, одно из которых адресовано лично Вам, а другое обращено к «жильцам», то без сомнения Вы в первую очередь распечатаете конверт, на котором указано Ваше имя. То же самое относится и к деловым письмам [5,103]. Степень проявления учтивости (любезности) в разных на­циональных культурах деловой переписки различна. Для рус­ского официально-делового письма проявление любезности и сердечности, в целом, не характерно (а в официальном доку­менте – недопустимо). Западное и американское деловое письмо основывается на признании того, что с выражения почте­ния и уважения к клиенту (деловому партнеру) начинается ус­пех дела, а формулы любезности и сердечности позволяют ус­тановить с ним более тесный контакт. Существенно различаются требования к составлению дело­вых писем в разных школах делового письма с точки зрения стиля сообщения. Для отечественной деловой переписки тра­диционным является надличностный характер изложения, от­личающийся предельной рациональностью, жесткостью исполь­зуемых языковых форм и моделей, и этим, как считают отече­ственные специалисты, принципиально отличающийся от так называемых «доверительных писем», в которых авторы высту­пают как личности. Исследователи отмечают, что в сфере де­лового стиля действуют несколько иные речевые нормы, чем в сфере общелитературного языка. Это объясняется тем, что со­ставитель официального письма стремится, прежде всего, с протокольной точностью передать смысл той или иной управ­ленческой ситуации. Так, в приведенном ниже письме-претен­зии убедительность сообщения достигается за счет фактологической точности, лаконичности излагаемой информации. При­водимые факты располагаются в жесткой логической последо­вательности, что позволяет автору письма не только очертить сложившуюся ситуацию, но и подвести адресата к опре­деленному выводу. С точки зрения структуры в тексте письма выделяются две основные части: описание производственной ситуации и требование принять меры и оплатить причиненный ущерб. Язык и стиль приведенного ниже послания отличаются сухостью, отсутствием экспрессии, лексическим однообрази­ем. Используются соединительные обороты, подчеркивающие причинно-следственную связь описываемых событий. Заключение Русский литературный язык, один из богатейших и выразительнейших языков мира, накопил в сфере письменного делового общения бесценный опыт представленный унифицированными и трафаретными языковыми формулами, традициями использования этикетных средств. Сегодня важно не растерять эти сокровища, не копировать западные образцы, а с уважением относиться к нашим предкам, веками ошлифовывавшим форму и стиль делового письма, и плодотворно развивать отечественные традиции составления деловой корреспонденции. << [Первая] < [Предыдущая] 1 2 3 4 [Следующая] > [Последняя] >>

 

« Пред.		След. »